【如何接英文電話】找誰?請稍候?在職場接英文電話的必備英文!

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Hey guys!  What’s up, everybody? 我是英文庫的 Columbus,你上班的時候,是不是最怕接到外國客戶的電話,每當對方輕聲說道:「Hello!」,你就嚇的皮皮挫呢?今天我要教你接商業電話會用到的英文,再也不要整天求神拜佛,一聽到對方說英文就嚇到吃手手掛電話啦!

如果你可以在接起電話後,很清楚前幾句話要說什麼,後面一定會順利許多的,現在就讓我看看打電話會遇到的情境吧!

情境一:自我介紹

當你接起電話後,會先開始做簡單的自我介紹,讓對方了解一下你的來歷,通常除了名字之外,還會說明公司名稱或工作單位。

Hello, this is Columbus from English.cool. How may I help you?
哈嘍!我是英文庫的哥倫布,有什麼能夠幫忙的嗎?

注意到了嗎?當我們在電話裡使用英文自我介紹的時候,會以 “This is” 作為開頭,而不是 “I am” 喔!

This is Columbus (speaking).
我是哥倫布。

情境二:說明目的

接著,對方會說明他的目的,通常會以 “I’m calling to …” 表示。

I’m calling to ask about my products.
我想要詢問有關於我的產品的事。

I’m calling to make an appointment with Mr. Lee.
我來電是為了要和李先生預約。

如果他是要找公司內部的某一個人,當然就會直接指定對象啦!

Hi! Could I speak to Columbus?
嗨!可以請哥倫布聽電話嗎?

情境三:確認對方身分

如果他要找公司裡的某一個人,你得先確認他的身分,以免對方是來歷不明的間諜,對吧? 😎 但千萬不要直接問對方 “Who are you?”,那就真的太失禮啦!

Hi, May I ask who’s calling?
嗨!請問是哪裡找呢?

May I have your name, please?
請問是哪裡找呢?

情境四:對方打錯電話

當你接起電話,發現對方打錯號碼了,可以依照情況給予不同的回答。

There’s nobody here by that name.
這裡沒有叫這個名字的人。

I’m sorry. I think you have the wrong number.
不好意思,我想您打錯電話了。

情境五:對方要找的人不在

如果對方要找的人不在,你要說什麼呢?情況可能有很多種,以下舉出常見的說法喔!

  • He’s out now.
    他外出了。
  • He’s on his lunch break.
    現在是他的午飯時間。
  • He has has left for the day.
    他已經下班了。
  • He’s off today.
    他今天休假!
  • He’s on a business trip.
    他出差去了。
  • He is in a meeting right now.
    他在開會。
  • Sorry, he is not available right now.
    對不起,他現在無法聽電話。
  • He is in another call right now.
    他正在另一條電話線上。
  • He’s not at his desk at the moment.
    他現在不在位子上。
  • He’s not at this company anymore.
    他離開這個公司了。
  • He has been fired.
    他被炒魷魚了!

情境六:詢問對方的意願

如果對方要找的人不在,通常有幾種選擇:請對方留言或之後回電。

Would you like to leave a message?
您要留言嗎?

Would you try again in 10 minutes?
您可以十分鐘後再打來嗎?

Do you want me to have him return your call?
你需要我請他回來後回電嗎?

倘若對方有急事,他有可能會繼續追問他要找的人什麼時候會回來,這時候可以說明大概的時間,讓對方心裏稍微有個底。

他大概4點之前回來。
He will be back by 4 o’clock.

他星期五才會回來。
He is gone until Friday.

情境七:請對方稍候

以上情境都是以對方指定要找的人不在的情況所衍生出來的回答,那如果很幸運,是接聽人在附近的狀況,就可以不用這麼麻煩,直接請對方稍等一下就好啦!

A: Good morning. May I speak to John, please?
早安!可以請約翰聽電話嗎?

B: Sure, just a moment, please.
當然可以,請稍等。

情境八:幫忙轉接電話

一般在辦公室裡,尤其是大公司,可能會經常遇到需要轉接的狀況,這時候就會使用 transfer(轉接)或 put sb. through(為某人接通電話)來表達,方式有以下幾種:

  • Transfer your call to XXX
  • transfer you to XXX
  • put you through to XXX

A: Okay! I’ll transfer your call to Ms. Tsai. / Okay! I’ll put you through to Ms. Tsai.
好的,我幫您轉接給蔡小姐。

B: Great! Thank you.
好的,謝謝你!

That’s All for Today

英文的電話禮儀和日文比起來,真的簡單不少,以後接起外國客戶的電話,想必會更有自信,再也不會假裝肚子痛,把電話硬塞給隔壁的同事了吧! 😉

想完整收看如何用英文接電話,而且接的完全不無聊,就千萬不要錯過哥倫布的影片,教你如何在辦公室用電話說英文啦!

哥倫布 Columbus

Hi! 我叫哥倫布!我是 English Cool 創辦人!每天跟團隊研究如何為你們寫出實用的英文教學文章!