如何寫英文Email?一次搞懂英文信件架構、開頭、結尾!

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Hey guys! What’s up everybody? 我是英文庫的 Columbus,在職場上,商用英文 email 是絕對少不了的,但你是不是常常寫沒多久就放棄了呢?

我以前在成人美語補習班教英文的時候,發現很多年輕人會來補習班是因為他踏入社會後的第一份工作,就被老闆要求寫英文 Email,那一刻他才深深覺得 「為什麼當初沒有認真學英文」而向我求救。

但是,好消息是你只要稍微去觀察別人如何撰寫英文 Email,自己實際寫過幾封之後,會發現架構大同小異,而且就你的行業和職位而言,內容需使用到的句子也相差無幾,換句話說,你只要挺過最初的「恐慌期」,後面就會越來越順利了。

今天我整理出英文 Email 的懶人包,讓你不再頭痛,跟著做就能夠輕鬆寫出一封商業書信嘍!

一般 Email 的架構

想寫出一封好的 email,最重要的不外乎是掌握 email 的架構。

一般來說,可分為六個步驟,順序會是「開頭稱呼語 (Greeting) ➡ 自我介紹 / 問候 (Self-introduction) ➡ 目的 (Purpose) ➡ 內容 (Email Body) ➡ 結尾 (Closing) ➡ 結尾敬語 (Sign-off)」,以下是包含完整 email 架構的範例。

Hi Columbus,(開頭稱呼語)

I hope you’re having a great day. (自我介紹 / 問候)

It was great to hear from you. I’m writing to you in response to your advertisement. (目的)

Could we set up a meeting on this? Let me know when’s best for you and we can arrange something. It’d be great to discuss this in person, rather than by email. (內容)

If you have any further questions on this, please don’t hesitate to ask. (結尾)

All the best, (結尾敬語)

Donna(簽名)

嗨,哥倫布:

希望你有個美好的一天!

先前能得到你的回覆真是太好了,這封信主要是要回覆你的廣告事宜。

我們是否能直接約個時間見面呢?麻煩告知我你方便的時間,以便做後續的安排,相信能當面討論,會比用 email 還要清楚。

如果你有任何問題,歡迎與我聯繫。

祝 一切順利

唐娜

1. 開頭稱呼語 Greeting

比較正式的情況下,會以 Dear 開頭,對象通常是不熟悉、身分或地位較高或比自己年長的對象,例如:老闆、主管、長輩等,標點符號方面,逗點和冒號皆可。

    • Dear Columbus,
    • Dear Sir,
    • Dear Madam,
    • Dear Sir / Madam,
    • Dear Hiring Manager,

如果沒那麽正式,對象是朋友、同學或熟悉的同事,可以直接使用 HelloHi 開頭。

    • Hello,
    • Hi,
    • Hi there,
    • Hi Columbus,

2. 自我介紹 / 問候 Self-introduction

一般第一次與廠商或公司往來的時候,勢必要先自我介紹,包含你的職位和公司。

My name is XXX and I am the XXX(什麼職位) from (company)
我的名字是 _____,我是某公司的某職位。

My name is Columbus and I am the owner of English.cool.
我的名字是哥倫布,是哥倫布英文庫的所有人。

若你已經與對方往來幾次,或對方原本就已經認識你了,則可以使用問候語句。

Hope you’re having a great day!
希望您有美好的一天!

Happy Wednesday!
快樂星期三!

I hope you’re doing well!
希望您一切都好!

I hope this email finds you well.
希望你收到這封 email 時一切安好。

如果這封 email 是一個回覆,你可以以 “Thank you for …” 作為信件的起頭,簡單地表達感謝之意。

Thank you for your last email.
謝謝您上次的來信

Thank you for your quick reply!
感謝您的迅速回覆

Thank you for contacting us.
感謝您與我們聯繫

若你是愛回不回的那種人,或不小心太慢回覆,當然要先以 sorry 表示自己的歉意或不好意思啦!

Sorry for the late reply!
很抱歉這麼晚才回覆

3. 寫信目的 Purpose

在信件一開始就講明目的,可以讓對方快速了解並掌握這封信件想傳達的內容。

比較正式的情況,可以用 The purpose of my email(我的 email 的目的是…)作為開頭。

The purpose of my e-mail is to respond to your question about our product.
我的來信是為了回應您有關於我們產品的問題。

The purpose of my e-mail is to ask for the invoice on the order.
我的來信是為了要求訂單的發票。

The purpose of my e-mail is to confirm our Friday appointment.
我的來信是為了確認禮拜五的約會。

The purpose of my e-mail is to discuss your proposal.
我的來信是為了討論您的提案。

若是信件沒有這麼正式,能依照自己的習慣做不同的變化,例如:”I’m writing to + V.” 或是 “I would like to + V.”。

I’m writing to discuss your proposal.
我想和你討論你的提案。

Just a quick email to discuss your proposal.
快速簡要地跟你討論一下你的提案。

I would like to discuss your proposal.
我想和你討論你的提案。

4. 主要內容 Email Body

Email 的內容會根據你的目的而有所不同,需要由你為它量身打造,但以下提供幾個實用的片語和例句,幫助你能應用在 Email 當中喔!

  • for the following reason(s) 原因如下

We have decided to cancel the meeting for the following reasons.
由於以下原因,我們已經決定要取消這場會議。

  • in terms of  就…而言

We are doing what is best for our customers in terms of the quality of our products.
就我們產品的品質而言,我們一直都為客戶提供最好的。

  • get off the ground  開始做

It will take time and money to get the project to get off the ground.
為了讓這個計畫開始進行,將會耗費時間和金錢。

5. 結尾 Closing

到了信件的尾聲,通常會簡單表示祝福或感謝,或者期待後續對方能予以回覆。

A. 祝福語

Have a great day
祝您有個美好的一天!

Have a good one.
祝您愉快!

B. 感謝對方

I appreciate your help.
感謝您的幫忙。

Thank you for your time.
感謝您撥空閱讀這封信件。

Thank you for your consideration.
感謝您的考慮。

C. 提供對方協助

If you have any questions, please don’t hesitate to contact me.
倘若您有任何問題,歡迎與我聯繫。

If you need any further information, please feel free to contact me.
如果您需要任何進一步的資訊,歡迎與我聯繫。

D. 期望得到對方回覆

I look forward to hearing from you.
期待得到您的回音。

E. 附上文件,請對方參考

I have attached the PDF document.
我已附上 PDF 文件。

6. 結尾敬語 Sign-off

終於熬到最後一關,表達內心敬意還是少不了的,一樣按照對象的不同,使用適當的結尾敬語,不要再只會一招 Best regards 啦!

常見的結尾敬語:

  • Regards,
  • Sincerely,
  • Yours sincerely,
  • Kind regards,
  • Warm regards,
  • Best wishes,
  • All the best,

非正式結尾敬語:

  • Cheers,
  • Take care,

That’s All for Today

看完這篇文章,相信你更知道該如何一步步寫出有模有樣的英文 email,下次老闆再提出這樣的要求,再也不必頭痛了!

如果你想要觀看影片版本,請點 👉 英文Email 開頭/結尾/問候語怎麼寫?英文電子郵件大解析!

哥倫布 Columbus

Hi! 我叫哥倫布!我是 English Cool 創辦人!每天跟團隊研究如何為你們寫出實用的英文教學文章!