【密件副本解釋】「CC」跟「BCC」是什麼意思? 差在哪?

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Hey! What’s up! 我是英文庫的 Celine,今天要來告訴你 CC 與 BCC 的差異!

在職場上,email 是溝通不可或缺的工具,你可能常會聽到「麻煩你把資料寄給客戶,CC 給我」、「給客戶的估價單,記得 BCC 給我一份」等等。那這兩者到底有何不同?又該如何妥善使用呢?就讓我來告訴你吧!

CC 和 BCC 的意思

CC 是 carbon copy 的縮寫,中文意思為「副本」。確切來說,carbon 是指「碳」,來源是以前在還沒有列表機和電子郵件時,同樣內容的信件如果要寄給很多人,就會使用複寫紙 / 碳紙 (carbon paper) 複寫,使用方式是把複寫紙放在正本與副本之間,最多大概可以複寫五、六份,以節省謄寫時間。

雖然現在已經很少人在使用複寫紙,但 CC 這個說法還是繼續被大家使用著。

複寫紙。圖片來源:Wikimedia

BCC 為 blind carbon copy 的縮寫,blind 是指「盲的」,所以 BCC 即為「密件副本」,也就是說,收件者 (To) 是看不到此項目內的收件人及其電子信箱。

CC 的使用方式及對象

CC 為副本寄送,所以一定是先有正本的收件者 (To),也就是寄件者主要的溝通對象(也是問候對象),是實際需要針對信件作出回應的人。而 CC 副本的主要功用為知會、照會,所以對方並不需要採取行動。舉例來說:

  • 如果你是業務執行者,你可以 CC 信件讓直屬上司知道目前的業務進度,或是讓其他相關部門的人了解內容,CC 給主管也是暗示客戶這件事已經得到主管的認可。
  • 如果你是主管,你可以將與客戶敲定的會議時間 CC 給秘書讓他安排行程。

電子郵件中,所有收件者 (To) 和副本收件者 (CC) 的名稱和電子信箱地址都是公開的,這讓收件者彼此可以知道誰會知道信件內容,避免資訊傳遞對象不夠明確。

🔺注意:基於職場禮貌,收信件副本者的職位不可低於主要收件者。錯誤的方式如:寄信 (To) 給某人,卻同時寄副本 (CC) 給他的下屬或晚輩 ❌。

BCC 的使用方式及對象

寫 email 時並不是每個情況都適合使用 To 或 CC,因為有時候會不希望其他收件者知道此封信也寄給誰,這時候就可以使用密件副本 BCC 來隱藏其收件者的資訊。舉例而言:

  • BCC 常用於群寄信件,像是你要舉辦活動,需要發信通知互不認識的與會者,這時候就不適合將所有人的資訊置於收件者,而必須用 BCC 以保障與會者的個資。
  • BCC 也是一種保障自己的方式,尤其是當內容為重大或有爭議的事件,寄信時可以 BCC 給更高層的主管或相關人士,讓他們也知道發生什麼事,並留下相關的溝通證明。

不過,使用 BCC 還是要小心一點,避免被誤會是在告狀或是洩露機密。

🔺注意:BCC 的收件人要避免按到「全部回覆」,以免讓所有收件者都知道此 BCC 者的存在。
🔺注意:To 及 CC 的收件者如果使用「全部回覆」,原本在 BCC 的收件者並不會收到回覆的信件。

CC 及 BCC 的例句

CC 與 BCC 除了當名詞之外,也常被拿來當作動詞用,後面加上寄件對象,若要使用過去式,則加上 ’d 即可。另外,使用大寫或小寫都可以唷。

I sent the email to Joseph by using BCC.
(我用密件副本寄這封郵件給 Joseph。)

Can you send a memo to Jerry and cc it to the sales team?
(你可以把備忘錄寄給 Jerry,也副本一份給銷售團隊嗎?)

The product manager is asked to always cc his boss when writing a memo to his staff.
(那個產品經理被要求總是要把寫給職員的備忘錄副本一份寄送給他老闆。)

I just bcc’d the email to all the participants.
(我剛寄密件副本給所有的參加者。)

Make sure that you BCC the manager on every email you send to the clients.
(請確保每一封你寄給客戶的郵件,都把經理加在密件副本裡。)

That’s All for Today

看完文章後,你應該比較清楚 CC 和 BCC 的差別和使用方式了吧,下次寄電子郵件時就把學到的知識應用出來吧!

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Celine

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